Minden cégnek vannak olyan üzleti folyamatai, amelyek valamilyen szempontból egyedinek tekinthetők. Ugyanez elmondható az üzleti szabályokról is: ugyanabban az üzleti szegmensben tevékenykedő cégek gyakran eltérő szabályrendszert használnak tevékenységük során. Emiatt biztosan állítható, hogy egy új IT rendszer megvásárlása és bevezetése során szembetalálják magukat azzal a problémával, hogy a rendszer „majdnem úgy viselkedik”, ahogyan azt elvárják, de számos ponton finomításra szorul. Meglévő modulokat kell módosítani, vagy éppenséggel hiányzik valami, amit a cég igényei szerint kell kifejleszteni.

Egy új rendszer bevezetése azonban kiváló alkalom arra is, hogy a cég felülvizsgálja addigi működését. Egyes üzleti folyamatai talán éppen amiatt alakultak ki a jelenlegi formájában, mert korábban nem kapott elég IT támogatást. Elképzelhető, hogy egy folyamatot csak a megszokás tart életben: olyan régen működik így a cég, hogy fel sem merül, lehetne ez másképp is.

A GAP analízis célja, hogy segítsen összecsiszolni a kívánalmakat a lehetőségekkel. Meg kell határozni, hogy melyek azok az üzleti szabályok, illetve üzleti folyamatok, amelyeket a bevezetni kívánt IT rendszer nem úgy valósít meg, ahogy az a cég számára kívánatos, vagy elfogadható. Ezzel egyidejűleg azonban azt is meg kell vizsgálni, hogy egyes esetekben nem lenne-e célszerűbb úgy megváltoztatni a cég folyamatait, hogy az igazodjon ahhoz, amit a rendszer már eleve támogat.

A felmérés során az üzleti és az IT oldalt egyaránt vizsgáljuk. Ennek során áttekintjük azokat a dokumentumokat (törvények, rendeletek, belső szabályzatok), amelyek definiálják az üzleti szabályokat, valamint konzultációkat folytatunk mindazon szakértőkkel, akik az üzleti szabályokról, folyamatokról információt tudnak szolgáltatni akár üzleti, akár IT vonatkozásban. Az eltérések meghatározásán túl kitérünk arra is, hogy mely esetekben javasoljuk az informatikai fejlesztést, és mely esetekben lenne célszerűbb az eddig alkalmazott szabályok, illetve folyamatok megváltoztatása.

Az eltérésekről készített elemzés egyúttal az informatikai fejlesztés specifikációjaként is szolgál.